事務長代行

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事務長代行

医療機関の経営サポート・人事マネジメント・業者対応等の代行サービス

こんなお悩みありませんか？

関係各所から届く書類を処理する時間の確保が難しい

各種書類の中で経営上重要な書類とそうでない書類の区別が難しい

高額な設備投資を検討しているが、経営上購入して良いかの判断が難しい

ホームページ作成したい、もしくはリニューアルしたいが手を付ける時間がない

スタッフとの関係性を良好にしたい、コミュニケーションの質を向上させたい、スタッフの離職率を下げたい

スタッフ教育の内容や進め方が定まらない

募集をかけても求職者の応募数が伸びない

事務長代行とは

クリニックをご自身で経営していくと、診療以外にも行わなければならないことが多く、ご苦労された経験はありませんでしょうか？または、これからご開業を考えられている中で、診療以外の事務周りの業務のイメージが付かず、ご不安をお持ちではないでしょうか？

私たちが日々多くの先生方とお話をする中で「開業をしてみると、思っていた以上に事務的な業務やスタッフの事など、考えなければいけないこと・やらなければいけないことが多く、診療に集中できない」という声を多くお聞きします。

事務長代行では『診療以外の経営に関わる事務的な業務』を総合的にご支援させていただきます。

また、開業後に多くの先生方がお悩みになられる『労務問題』も、グループ会社である成迫社会保険労務士法人の専門家がご支援させていただきます。

料金プラン

20万円/月～(1ヶ月に4回訪問)

※業務内容や訪問頻度によって料金が異なります。
お客様のご希望に合わせてお見積りさせていただきますので、お気軽にお問い合わせください。

事務長代行／事例紹介

開業後、働きやすい環境づくり

ご支援の経緯と内容

某大学病院で勤務医として働かれていた先生より「開業のサポートをして欲しい」というご依頼をいただき、0から開業支援をさせていただきました。ご開業後に先生より「診療に専念したいため、事務的な業務全般を代わりに行って欲しい」とのご依頼をいただきました。先生が理想とする医療を患者様へご提供できるよう、関係各所とのやり取り、各種書類整理、各種届出や申込書類の作成、先生とスタッフの関係性構築のためのお手伝いをさせていただきました。

関係各所への対応

ご開業後は、数多くの関係先から《開業時の届出事項の確認》《口座振替やクレジットカード払い手続き》《医療機械業者や建設会社とのやり取り》《各種営業電話》など、様々な連絡や手続きを求められます。日々の診療を行いながらこれらの業務を行うことは大変な労力となります。

先生の意思決定が必要となる重要なご契約、支払いが必要なものは、概要をお伝えし、最終判断は先生に行っていただきます。ただ、それ以外の事務的なものは全て弊社で代行させていただきました。

目の前の事務作業を機械的にこなすのではなく、先生の理想とするクリニックに近づけられることや、患者様に喜んでいただけるものは随時先生にご相談させていただき、「クリニックにとって機会損失がないように」ということを念頭に対応させていただいております。

スタッフさんとの面談

ご開業後の先生が直面されるお悩みの中で特に多いのがスタッフ関係の問題(労務問題)です。この労務問題は「先生とスタッフとのコミュニケーション不足・ズレ」が大きな要因となることが多いです。その結果、スタッフの入れ替えが絶えないクリニックとなり、雰囲気も悪くなる・患者離れにもつながるという悪循環に陥ってしまうこともあります。しかし、日々の診療の中でスタッフ対応に多くの時間を割くことは非常に難しいという側面もあります。

そこで、事務長代行の中で週に1回スタッフとの面談の機会を設け、先生とスタッフ間の認識のずれの修正を行いました。必要に応じて社内の社会保険労務士が同席し、専門家の視点からスタッフ対応を行い課題解決したこともありました。この結果、先生の考えやスタッフへの期待事項、評価点などを正確かつ迅速にスタッフへ伝えられるようになりました。また、スタッフが抱える先生には話づらい要望等も聞き取り・改善することができ、両者が働きやすい環境整備や院内の円滑な人間関係の構築に繋がりました。

労務問題は労使間のコミュニケーション不足が原因となるケースが多いため、私たちが事務長代行として間に入り、潤滑油の役割を果たすイメージです。

支援後の状況

ご開業後に必要となる各種手続きや業者対応等は滞りなく完了することができ、開院直後から現在までスムーズなクリニック運営ができています。

また、先生とスタッフ間のトラブルもなく、開業後1名も退職者を出さずに日々患者様への手厚い医療提供が実現できています。

クリニックの一員という気持ちでご支援させていただいております中で、今後さらにより良いクリニックになるよう尽力していきたいと思っております。